Данная статья предлагает изучение информации, которая может стать полезной при выборе программного обеспечения для ведения учета в ТСЖ. Пока еще в смете расходов не у каждого ТСЖ значится статья «Затраты на автоматизацию», а напрасно. Создание товариществ собственников жилья происходит по той простой причине, что люди хотят привести дом в порядок и содержать его таковым в будущем, хотят стать не просто собственниками жилых помещений, а настоящими добротными хозяевами занимаемых помещений. Из каждого отдельного участка, чистого и ухоженного, складывается весь многоквартирный дом, которому могут завидовать те, кто не является членом данного ТСЖ. Все собственники хотят и имеют право быть в достаточной степени проинформированными, предусмотрительными и внимательными, а также, что немаловажно, экономными, точнее сказать, рационально расходующими свои и общие средства. У собственников все должно находиться под контролем, все, что происходит в их доме. Чтобы облегчить управление многоквартирным домом, никак нельзя обойтись без автоматизированных программ, предназначенных для хранения, получения, аналитической и статистической обработки данных о ведении управления и положении дел.
Чтобы правильно выбрать программу, необходимо быть не просто хорошим хозяином.
Важно уметь разбираться в таких вопросах, как отличие многочисленных программ друг от друга, влияние особенностей конкретного выбранного ТСЖ на пользование программой и т.д. Начнем с того, что абсолютно любое ТСЖ характеризуется своими особенностями. Это определяется набором полномочий и функций, которые выполняет ТСЖ согласно уставному документу, размерами товарищества и т.д.
Функциональные различия каждого отдельно взятого ТСЖ основаны на том, что товарищества самостоятельно принимают решения о том, каким образом ему осуществлять свою деятельность, например, пользоваться услугами, которые предлагает расчетный центр, или самостоятельно производить расчет квартплаты; осуществлять ведение расчетов с помощью банковских организаций либо через кассы. Другими вопросами, которые могут возникнуть на основании функций и полномочий ТСЖ, являются например, специальное обучение кадрового состава, число необходимых автоматизированных мест, проведение локальной сети на несколько компьютеров, возможности размещения автоматизированных рабочих мест на площади, отведенной для отдела. Соответственно, чем большее количество функций и полномочий берет на себя ТСЖ и чем больше количество персонала, тем более потребуется автоматизированных мест для сотрудников. Далее, чтобы выбранная программа была доступна одновременно всем работникам, она должна быть легко доступной по внутренней сети. И наоборот, выбранная программа должна поддерживать функционирование в режиме сети.
К переходу на автоматизированный способ учета следует подходить очень ответственно. Учесть следует ряд и других факторов, которые обусловлены размером созданного ТСЖ. Если в товариществе состоит очень большое количество квартир, то программное обеспечение должно позволять обрабатывать большое количество данных. если вы планируете приобретение другой сопутствующей оргтехники, например, принтера, модема, распознавателя штрих-кода, то помните, что программное обеспечение должно соответствовать ей и по мощности и по функциональным возможностям. Лучше всего, если сначала будет установлена автоматизированная программа учета, а затем установлено оборудование.
Программное обеспечение для ведения автоматизированного учета должно быть достаточно мощным и обеспечивать высокую скорость обработки данных. Быстрота и оперативность обработки зависит от того, каков предполагаемый объем поступающих данных. при выборе автоматизированной системы узнайте, на какое количество квартир рассчитана программа, чтобы не возникало сбоев и некорректной работы.
Немаловажным фактором, который может повлиять на выбор автоматизированной системы учета, является согласие всех членов ТСЖ на ее приобретение, а также сумма выделенных добровольно средств на автоматизацию. Этот вопрос можно обсудить на собрании собственников, желательно перед утверждением финансового плана, чтобы можно было включить статью этих расходов в бюджет ТСЖ.
Не стесняйтесь обращаться к непосредственным разработчикам программного обеспечения, чтобы узнать все особенности продукта. Именно с ними обсудите вопросы необходимости переобучения персонала, расходы на послепродажный сервис и возможность оперативного восстановления данных в случае выхода из строя автоматизированных систем учета. Можно привлечь к этому вопросу грамотного программиста среди собственников вашего ТСЖ.
|
