В любой из действующих современных организаций рано или поздно возникает необходимость как-то привести в должный порядок имеющуюся деловую документацию, например, регистрировать поступающие заявки, переписку, собирать необходимые подписи в договорах и контрактах и т.п. Если этого правильно не делать, то со временем возникают определенные проблемы. Могут вовремя не найтись необходимые документы, на документе не окажется необходимой подписи. В каждой компании придумывают свой способ для решения проблем документооборота. Можно размещать файлы с документами на сервере, чтобы их всегда найти, а можно использовать электронную почту для передачи того или иного документа на ознакомление или согласование, однако со временем такого метода хранения документации начинает катастрофически не хватать. И одним из методов обеспечить прозрачность и управляемость бизнес – процессами компании и поднять на уровень выше контроль их выполнения и реализации служит внедрение электронного документооборота.
Существуют различные системы электронного документооборота, и остается только выбрать, какая же из систем, представленных в России, подходит именно этой организации. В первую очередь, конечно, важна экономическая эффективность использования электронного документооборота. Мы знаем, что эффективность деятельности любой организации можно повысить двумя способами: сокращая затраты и увеличивая конечный результат. Если правильно подобрать систему электронного документооборота, то организация получает возможность зарабатывать больше, а тратить меньше. Снижению затрат способствует значительное сокращение затрат на бумажные носители информации, уменьшение нерациональных трат времени сотрудников и компаньонов организации, ускорение распространения информации.
С помощью электронного документооборота есть возможность создавать электронный архив, как и в традиционном делопроизводстве, осуществить полный цикл работы с различными документами, начиная от создания документов и заканчивая их правильным хранением. Для успешной работы всех подразделений организации очень важен контроль над соблюдением сроков выполнения поставленных задач, что значительно облегчается при правильной организации делопроизводства.
Система электронного документооборота позволяет оперативно отслеживать нарушение сроков выполнения на любом этапе, сообщая об этом в виде уведомлений заинтересованным лицам, сокращать время на обучение работающего персонала. Немаловажно то, что уменьшается влияние «человеческого» фактора на функционирование компании.
Есть, конечно, определенные проблемы в любой организации при внедрении электронного документооборота. Это консерватизм сотрудников или руководителя, отсутствие желания обучаться, боязнь некоторых руководителей работать с компьютером. После того, как был принят закон об электронной подписи, аргумент о необходимости придания юридической силы электронным документам уже не имеет под собой почвы.
Электронные системы документооборота имеют специфическую ориентацию в решении поставленных перед нею задач. Проще говоря, они могут выполнять те или иные задачи, которые стоят в отдельно взятой организации. Есть системы документооборота, в которых особенно развиты средства поиска информации и ее хранения.
Есть системы, выполняющие поддержку управления компанией, они активно применяются в государственных структурах управления. Разработано новое направление в электронном документообороте, которое направлено на поддержание коллективной (совместной) работы. Задача такой системы состоит в обеспечении плодотворной совместной работы сотрудников компании, если они находятся не на одной территории, обработка, систематизация и сохранение результатов работы этих людей. Они дают возможность размещения определенных документов в интернете, поиска там информации, или даже назначение встреч(как реальных, так и виртуальных). Эти системы нашли широкое применение в современных, быстроразвивающихся коммерческих предприятиях, в государственных структурах.
Есть определенные факторы, которые влияют на выбор конкретной системы электронного документооборота. Это требования к объему хранения, наличие процессов, которые требуют автоматизации (создание однотипных документов и выполнение однотипных действий и функций). Также это степень сложности структуры, наличие территориально разнесенных подразделений. Выбор системы также зависит от того, нужна ли процедура поиска информации, какие требования к безопасности в документообороте. То есть, электронная система документооборота имеет четкие и определенные ответы на вопросы: «что нужно сделать?», «кто это сделает?», «в какой очередности?» и, (а это подчас самое главное), «кто за все это отвечает?»
|
