|
|
Рекомендации по выбору программного обеспечения для ведения учета ТСЖ
|
В этой статье мы постараемся предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы сделать правильный выбор программ по автоматизации учета в ТСЖ и объяснить владельцам квартир о необходимости внесения в смету затрат пункта о расходах на автоматизацию.
Организуются ТСЖ для того, чтобы привести дом в порядок и поддерживать этот порядок в дальнейшем. Отличительные черты хорошего хозяина - это дальновидность, информированность, экономность и умение контролировать ситуацию. Вышеперечисленные черты требуют использования автоматизированного учета сбора, хранения, обработки и анализа поступающей информации.
Когда программа учета ТСЖ только выбирается, следует определиться с особенностями товарищества собственников жилья, которые могут оказать влияние на выбор программного обеспечения, разобраться в отличиях программ и их спецификах. Это мы и попытаемся сейчас сделать.
У каждого товарищества собственников жилья есть своя специфика, которая может выражаться в функциях товарищества или в его размерах. Принимая во внимание то, что жильцы сами решают, как они будут вести свою деятельность по расчету платы за квартиру, будут ли пользоваться услугами банка или вести расчеты через кассу и так далее, делаем вывод, что все ТСЖ отличаются друг от друга по функциям. Различные функции накладывают соответственные требования к персоналу ТСЖ.
Нельзя не согласиться с тем, что для выполнения определенных функций требуется соответствующая подготовка персонала товарищества. Если товарищество собственников жилья собирается производить расчет платы за квартиру, то сотрудник должен иметь опыт работы с большим количеством информации, на высоком уровне владеть программами учета, и быть знакомым с принципами работы такой программы.
Далее, чем больше обязанностей возлагает на себя товарищество собственников жилья, тем больше персонала должно быть задействовано, а значит должно быть больше рабочих мест, оборудованных программным обеспечением. К примеру, чтобы оборудовать рабочее место паспортистки потребуется компьютер и специальное программное обеспечение для паспортного стола. Если предполагается производить расчеты наличными денежными средствами, то понадобится еще и кассир с кассовым аппаратом.
Зачастую необходимо наличие локальной сети, а значит и программное обеспечение должно поддерживать возможность работы в сети.
Выбранное вами программное обеспечение должно выполнять максимальный набор функций, необходимых для работы товарищества собственников жилья.
И последнее, чем больше функций будет у ТСЖ, тем больше площади необходимо для размещения автоматизированных рабочих мест.
Возвращаясь к отличительным параметрам ТСЖ, заметим, что особую роль играет количество квартир. От количества квартир зависят требования к техническим возможностям оборудования, требования к скорости обработки информации и количество денежных средств, необходимых на приобретение, установку и обслуживание программного обеспечения. Например, если в товариществе большое количество квартир, то для того чтобы обработать всю поступающую информацию может понадобиться дополнительное оборудование, которое должно совмещаться с уже имеющимися программами. Придется приобретать принтер, сканер, кассовый аппарат, модем и так далее. Если оборудование уже имеется в наличии, то следует проконсультироваться с разработчиком программного обеспечения на предмет достаточной мощности вашего оборудования. Понятно, что чем больше информации придется обработать, тем больше времени на это придется затратить. Перед тем, как приобрести программу, следует уточнить у разработчика количество квартир, на которое она рассчитана. Перед приобретением пакета программ, надо определиться с денежными средствами, которые заложены на автоматизацию процесса учета. Сумма, выделенная на приобретение программного обеспечения, напрямую будет зависеть от количества жильцов и от их материального положения. Планируя покупку программного обеспечения для учета в ТСЖ, подготовьте несколько ценовых вариантов, и поставьте об этом в известность всех жильцов. Но помните, что чрезмерная экономия заставит вас в дальнейшем заплатить значительно больше. Занимаясь подготовкой предложения для жильцов, не останавливайтесь на одном разработчике программного обеспечения. Целесообразно переговорить с несколькими разработчиками программ, узнать параметры и стоимость самих программ, а также оборудования необходимого для их установки, стоимость облуживания и консультации. Кроме того, не забывайте уточнить, в какую сумму обойдется обучение персонала. Для того чтобы правильно сделать выбор, следует принимать во внимание характеристики программ.
|
|
|
|
|
