|
|
Выбор системы электронного документооборота для ТСЖ
|
Какой бы ни была в настоящее время организация, если она функционирует, то рано или поздно приходит понимание того, что пора привести в определенный порядок деловую документацию. Если это не делать вовремя, то в последующем могут возникнуть (и возникают) существенные проблемы. В нужный момент не найдется необходимый документ или на документе не будет нужной подписи. В каждой организации придумывают свои методы для организации документооборота. Например, располагают файлы на сервере, для того чтобы они всегда были доступны, отправляют письма на ознакомление по электронной почте. Но рано или поздно и этих методов становится не достаточно. Одним из способов, которые помогают привести в порядок процессы организации, является использование электронного документооборота.
В России известно множество систем электронного документооборота, поэтому остается лишь решить, какая из действующих систем подойдет для той или иной жилищной организации. При выборе данных систем ТСЖ должны учитывать экономическую составляющую, которую привнесет использование электронного документооборота. Как известно, результативности функционирования организации можно добиться двумя путями: уменьшить затраты и увеличить конечный результат. При грамотно выбранной системе электронного документооборота ТСЖ, равно, как и любая другая организация получает возможность снизить расходы и повысить доходы. Что в данном случае поможет уменьшить расходы? Снизятся и существенно затраты на бумажные носители информации, снизится нерационально использовании рабочего времен сотрудников, повысится скорость распространения информации.
Использование электронного документооборота в деятельности ТСЖ поможет сформировать электронный архив, выполнят полный цикл работы с документами различных видов. Для того чтобы жилищная организация успешно функционировала, необходимо установить контроль над соблюдением сроков выполнения тех или иных задач, а это намного проще сделать, если делопроизводство налажено грамотно.
Использование в ТСЖ системы электронного документооборота дает возможность следить за нарушением сроков исполнения поставленных задач на любом этапе, при этом о нарушениях можно сообщать заинтересованным лицам. Очень важно, что при использовании системы электронного документооборота существенно уменьшается влияние человеческого фактора на работу компании.
Как показывает практика, в ТСЖ не обходится без проблем при введении электронного документооборота. Во многом виной закостенелый консерватизм сотрудников жилищных организаций, не желание овладевать новыми знаниями, а некоторые руководители и вовсе не доверяют компьютерной технике. После того, как вошел в силу закон об электронной подписи, электронным документам нет необходимости придавать юридическую силу.
Каждая электронная система документооборота имеет свои особенности и ориентирована на решение определенных задач. Иначе говоря, электронные системы документооборота могут выполнять те задачи, которые поставит перед ними конкретная жилищная организация.
Существуют системы, которые поддерживают управление организацией. Создано новое направление в электронном документообороте - поддержание совместной работы. Данная система ставит перед собой задачу обеспечить результативную совместную работу сотрудников организаций, в том случае, если они работают не на одной территории, а также обработать, систематизировать и сохранить результаты их работы. Данная система позволяет размещать документы в интернете, осуществлять поиск необходимой информации, назначать встречи и так далее.
На выбор той или иной системы электронного документооборота оказывают определенное влияние ряд факторов. Во-первых, это запросы к объему хранения. Во-вторых, наличие процессов, которые необходимо автоматизировать (то есть создавать похожие документы, выполнять похожие действия и функции). В-третьих, большое значение при выборе системы электронного документооборота имеет уровень сложности самой структуры жилищной организации, наличие подразделений, находящихся в разных районах. В-четвертых, при выборе системы электронного документооборота большое значение имеет необходимость в процедуре поиска той или иной информации. В-пятых, при выборе системе необходимо определится с требованиями к безопасности в документообороте. Какая бы ни была выбрана система документооборота, она всегда может дать четкие и вполне определенные ответы на следующие вопросы: "Что делать?", "Кому делать?", "В какой последовательности выполнять действия?" "Кто несет ответственность за выполненные действия?"
|
|
|
|
|
