|
|
Краткий анализ программного обеспечения для организации учета в ТСЖ
|
Рынок предлагает широкий выбор всевозможных программ, позволяющих проводить учет в ТСЖ. Самая элементарная из этих программ - это Excel. При помощи таблиц Excel составляют формулы, посредством которых происходит расчет платежей для жильцов, создают печатные формы извещений, ведут учет денежных средств. Таблицы Excel облегчают ведение учета в товариществах, если сравнивать их с ведением того же учета вообще без применения компьютера.
На следующей ступеньке стоят специальные программы, позволяющие вести расчет платы за квартиру. В числе их возможностей расчет и начисление платежей, распечатка всевозможных отчетов и извещений, автоматическое ведение паспортного стола, работа со сканером штрих-кода и кассовым аппаратом. Использование данных программ поможет без труда следить за всеми процессами, происходящими в товариществе собственников жилья. К примеру, каждое вышеперечисленное программное обеспечение позволяет проводить анализ долгов, производить перерасчеты платежей и начислять льготы. А вот вести бухгалтерский учет на них нельзя, и вам придется приобретать дополнительную программу. Надо отметить, что у раздельного ведения учета есть и свои преимущества: работа с данным программным обеспечением возможна без знания бухгалтерии, сравнительно небольшое количество данных предполагает невысокие технические возможности компьютера.
На самой высокой ступеньке стоит программное обеспечение, возможности которого аналогичны возможностям программ, находящимся на второй ступеньке, только с тем отличием, что подобный вид программ позволяет одновременно рассчитывать и начислять плату за квартиры и вести бухгалтерский учет. В качестве плюсов этих программ отметим возможность производить учет доходов, наличия минимальных знаний для работы с двумя программами, отсутствие увеличения расходов на обслуживание двух программ.
Выбирая программу, следует обращать особое внимание на возможность подключения к ней принтера кассового аппарата и сканера штрих - кодов.
Отдавая предпочтение тому или иному программному обеспечению, не помешает узнать о специалистах (кроме разработчика программного обеспечения), которые в дальнейшем смогут оказать консультацию, при необходимости вносить изменения или дополнения в данную программу, оказывать техническую поддержку и осуществлять ее сопровождение. Следует отметить, что выделяют два типа программ, один из них включает средства разработки, а второй - нет. Первый тип программ позволяет производить изменение алгоритма работы, составлять дополнительные отчеты и так далее. Благодаря этой возможности пользователь, обладая необходимыми знаниями, может без привлечения разработчика изменять программу самостоятельно. А вот изменения в программу второго типа может вносить только разработчик.
Приобретая программу, вы хотите облегчить работу специалиста, сделав ее максимально удобной, а значит, следует позаботиться об универсальности программы. Имеется в виду, что, к примеру, число услуг, по которым будет производиться учет не должно ограничиваться. Неплохо, если программа оснащена функцией настройки расчета начислений и льгот.
Современные программы обладают достаточно высоким быстродействием и за достаточно небольшой промежуток времени могут обработать большой объем информации. Скорость, с которой сможет работать то или иное программное обеспечение напрямую зависит от мощности используемого компьютера. Как правило, для программ, которые предполагается использовать в сети, применяют высокомощный компьютер (сервер). На этом компьютере устанавливают базу данных, к которой будут иметь доступ все остальные компьютеры сети.
При выборе программного обеспечения для учета в товариществах собственников жилья, надо обращать внимание на интерфейс программы, он не должен быть перенасыщен всевозможными картинками, цветами, шрифтами и так далее. Все это будет отвлекать внимание специалиста, работающего с данной программой. Вообще, разработчик все свои программные продукты оформляет в одном стиле, так что пользователю легко привыкнуть к работе с ними.
Начиная работать с новой программным обеспечением, пользователь должен иметь инструкцию, которая должна содержать поэтапное описание действий, необходимых для выполнения той или иной операции. Для работы с новой программой необходимо, чтобы она содержала всплывающие подсказки и справочную информацию, которые помогут быстро сориентироваться.
Перед тем, как обратиться к тому, или иному разработчику программного обеспечения, следует узнать о наличии у него опыта автоматизации процесса учета именно в товариществах собственников жилья и насколько хорошо он разбирается в данной сфере. Поинтересуйтесь, сколько организаций пользуется продуктами данного разработчика и есть ли от них отзывы о программах. Обязательно нужно обговорить с разработчиком условия сопровождения программного обеспечения. В пользу разработчика будет говорить уже налаженная схема сопровождения. Наличие сайта говорит о надежности организации, а возможность посмотреть на сайте демонстрационную версию предотвратит неудачное приобретение.
Перед принятием окончательного решения о приобретение программного обеспечения лишний раз убедитесь, что разработчик не оставит вас на произвол судьбы. В процессе работы с программой у специалиста могут возникнуть вопросы по использованию потенциала данной программы, может возникнуть необходимость в ее доработке или в обучении. Чтобы застраховать себя от проблем заключите с разработчиком договор на обслуживание программы после продажи. И еще, не экономьте на приобретении программного обеспечения для учета, такая экономия может очень дорого стоить в будущем.
Создание программного обеспечения для учета в ЖКХ - это очень тяжелая и кропотливая работа, а значит, что настоящая качественная программа не может стоить две тысячи рублей. Данная программа может в среднем стоит десять, пятнадцать тысяч рублей. Приобретать программу следует ТОЛЬКО у специализированных организаций. Причем, к программе должен прилагаться диск с установочной программой, а также лицензия, инструкция и защита от незаконного копирования программы.
|
|
|
|
|
