На сегодняшний день представлено достаточно много разнообразных программ, позволяющих вести автоматизированную систему учета. Они все различны по своей сложности и комплексным решениям, которые выполняют для пользователей.
Поэтому каждое ТСЖ для учета своей конкретно деятельности должно выбирать соответствующий программный продукт, который будет полностью отвечать всем потребностям товарищества. При выборе программного обеспечения можно воспользоваться приведенными рекомендациями.
Первое, на что нужно обратить внимание, это функциональные возможности автоматизированной программы. К примеру, самой простейшей и элементарной программой для ведения бухгалтерского учета в ТСЖ являются Excel-таблицы. Они позволяют задавать образцы формул, по которым будет вестись расчет платежей жильцов за квартплату и другие услуги. С помощью этой программы можно будет создать печатные образцы квитанций, а также производить учет поступления финансовых средств. По сравнению с тем, как будет вестись учет на бумаге и с помощью калькулятора, таблицы Excel значительно облегчат жизнь бухгалтеру в ТСЖ. Но по сравнению с другими программами, которые имеют гораздо более расширенные возможности, Excel выглядит несколько примитивно, пусть даже и менее трудоемко.
Следующий уровень занимают более специализированное программное обеспечение, которое используется для подсчета коммунальных платежей. В них уже предусмотрено автоматическое подсчитывание и начисление сумм платежей, распечатка готовых отчетов, извещений-платежек. Встречаются в этой серии и такие программные продукты, которые позволяют автоматизировать паспортный стол, ввести необходимую сумму проплаты через сканер штрих-кода, оснащены функцией подсоединения кассовых аппаратов и другое. Подобные программы дают возможность осуществлять полный контроль над происходящей деятельностью ТСЖ:
можно провести анализ задолженности и сделать перерасчет поступивших платежей, а также произвести начисление льгот. Однако специалисты все же советуют при использовании подобных программ для ведения бухгалтерского учета применять еще одну отдельную программу. В раздельном использовании есть свои плюсы. Не нужно будет знать постигать науку бухгалтерского учета, чтобы работать с приобретенной программой автоматизации учета. К тому же, в отдельности программа занимает меньше места в компьютерном пространстве и не особо чувствительна к уже установленным в нем программам.
Есть еще и программы автоматизации учета, относящиеся к третьему уровню. Они практически полностью схожи с предыдущими программами второго уровня, но только позволяют одновременно вести и бухгалтерию, и производить расчет начисляемой квартплаты. Здесь, безусловно, есть масса своих преимуществ.
Во-первых, отпадает необходимость дублировать информацию и вводить данные и в одну программу, и в другую. Во-вторых, добавлена возможность отслеживания выполнения принятой сметы, поскольку доходы и расходы теперь учитываются в одной программе. Что касается бухгалтера, то при использовании данных высокофункциональных программ ему не придется получать новые знания для того, чтобы работать одновременно с двумя программами. Само собой, сокращаются расходы на содержание и приобретение сразу двух автоматизированных систем.
Следующий признак, по которому вы можете приобрести для управления ТСЖ программный продукт, - это быстродействие в работе программы. Сегодняшние достижения в области компьютерного программирования позволяют производить обработку данных в огромных объемах за минимальное количество времени. но следует помнить, что быстродействие приобретенной программы зависит не только от ее компонентов, но и от способностей и технических параметров самого компьютера. Если у вас настроена локальная сеть, то потребуется как минимум один очень мощный компьютер для размещения в нем баз данных. доступ к ним будет разрешен с других компьютеров.
Обратите внимание на то, что приобретенный вами программный продукт должен создаваться именно для автоматизации управления ТСЖ. Данная предметная область должна подтверждаться отзывами и опытом работы с ней в других организациях.
Прежде чем сделать покупку, выясните, получите ли вы право на послепродажное обслуживание программного обеспечения. Вы можете столкнуться как с некоторыми вопросами относительно работы с программами, так и с необходимостью технической поддержки.
Что касается стоимости программного продукта, то воспользуйтесь, прежде всего, логическими рассуждениями. Не может хорошая профессиональная программа стоить менее двух тысяч рублей. Это явный обман и как следствие необходимость «платить дважды». Если вам предлагают программное обеспечение за 10000-15000, и не на рынке, а в специализированном магазине, где предъявят и лицензионное соглашение, и защитную программу от копирования пиратами, то это вполне похоже на качественное ПО.
|
